Cartas Comerciales: Definición, Tipos, Formato y Consejos
¿Qué son las cartas comerciales?
Las cartas comerciales son un documento muy útil para las empresas, ya sean de casino en vivo online, hotelería, turismo, despacho de abogados, entre tiendas departamentales. El objetivo principal es destacar uno de los productos comerciales de mayor interés.
Anteriormente, las cartas comerciales se enviaban por correo postal, ahora se realizan por vía electrónica a través de un e-mail, entre entidades comerciales.
Las cartas comerciales vienen a ser el medio más usado para los asuntos comerciales, todo tipo de transacciones, ya que es un medio de representar a la empresa.
Las cartas comerciales tienen funciones como:
- Informar sobre productos y servicios de la empresa.
- Notificar sobre promociones.
- Envío de facturas, listados de precios, comprobantes y formularios pedidos.
Tipos de Cartas comerciales
Dependiendo de su propósito, las cartas comerciales se pueden clasificar de la siguiente manera:
- Cartas publicitarias.
- Cartas contentivas con el producto o servicio de la empresa.
- Cartas confirmatorias de pedidos.
- Cartas que se corresponden con acuse de recibo.
- Cartas para envío de facturas.
- Cartas con el propósito de listado de precios o presupuestos.
- Cartas para el trámite de solicitudes de pedidos.
Dentro de los tipos de cartas también se pueden mencionar las de comunicaciones internas, de disculpa o de informe.
Formato o diseño de una carta comercial
Toda carta comercial debe seguir una serie de pasos o estructuras, para poder corresponderse a este tipo de cartas.
El Remitente:
Este primer apartado responde a la empresa que envía la carta, lo ideal es que aparezca su nombre como logotipo, independientemente que vaya incorporado en los folios. Por lo general se dispone de 4.5 cm desde el borde de la página, en su parte superior, para el logo de la empresa.
La Fecha:
Es importante colocar desde donde se escribe la carta comercial, por lo general se suele ubicar en el sector izquierdo del folio en la parte superior. Frecuentemente, se usa una fuente de tamaño 12, y no existen parámetros para el estilo de la fuente. Los datos pueden aparecer en el formato día, mes y año, en dígitos de dos.
El Destinatario:
Uno de los principales elementos, puesto que se necesita dirigir la carta a una empresa, por ello se coloca su nombre, el departamento exacto al cual va dirigido la carta y el nombre del representante del departamento.
Estos datos son fundamentales, ya que otra persona podría recibir la carta por error, y en tal caso con los datos de destino se puede recanalizar.
El Saludo:
Otro de los elementos importantes, que incluye muletillas como “Muy respetado señor mío” o “Muy estimado cliente”. El respeto por la otra persona, como los buenos modales, debe prevalecer.
La Introducción:
En este apartado se debe resumir la información o el interés principal de la carta, es importante que quede claro el fin de la misma. Por lo general se ubica dos líneas por debajo del asunto y debe estar en negrita. En algunos casos puede incluir un código de transacción o de una oferta comercial de algún producto.
El Asunto:
Es el cuerpo de la carta de comercio, se expresa al detalle el propósito de la carta dependiendo del tipo, se incluye el motivo principal y todos los secundarios que sean necesarios. El asunto se ubica a 2.5 cm de la introducción.
La despedida:
Se debe dejar una línea en blanco, por lo general se debe hacer coletillas tipo “estamos atentos”, “estamos esperando su respuesta”, “se despide cordialmente”. Al final el nombre de la empresa debe estar y la firma del departamento de dónde viene la carta. Es ideal colocar el nombre de la empresa y del representante en estilo de mecanografía.
Consejos para elaborar una carta comercial
Para elaborar una buena carta de comercio se debe evitar textos obsoletos, la carta debe tener la información precisa y se debe cuidar que el logo como el nombre, sean lo suficientemente legibles.
Los errores ortográficos es algo que se debe evitar a toda costa, porque denota poco profesionalismo, las cartas comerciales deben ser revisadas cuidadosamente, antes de ser enviadas.
Evite usar frases negativas al momento de redactar su carta comercial, trate siempre de enfocar los aspectos positivos.
En caso de ser una carta comercial que trata de alguna dificultad, crea soluciones, no más problemas. La carta debe ser en un tono amigable, las construcciones verbales deben ser activas, para que al momento de leer resulte atrayente y así pueda generar un mayor impacto.
Las cartas comerciales deben ser sencillas, con un lenguaje claro, y no caer en complejidades que el receptor no pueda comprender, para que así no se pierda el contenido de la información.
La información presentada en la carta comercial, se puede armar por bloques de líneas de información. En otros casos es necesario agregar anexos, los cual suelen ir al final de la carta o se expresa que aparecerá en las páginas siguientes.
Crear una carta comercial no es un proceso complejo, solo se debe cumplir con una serie de pasos para que la misma sea lo más precisa posible.
